La facturation électronique : entre souplesse technique et gains financiers et de sécurité !

Le calendrier de mise en œuvre est simple : à compter du 1^er janvier 2017, le secteur public et les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques, puis cette obligation touchera des acteurs économiques de plus en plus légers (2018 : entreprises de taille intermédiaire ; 2019 : petites et moyennes entreprises ; 2020 : pour les micro-entreprises). Les plus petits pouvoirs adjudicateurs ne pourront échapper aux factures d’électricité et de gaz dématérialisées, mais la solution offerte par l’AIFE est souple.

Articulée autour de la solution mutualisée Chorus, la facturation électronique peut se faire sous trois modes différents. Le premier mode est un échange de données dématérialisées (EDI), c’est-à-dire directement entre les progiciels de gestion comptable du fournisseur et du pouvoir adjudicateur. Le second est un mode « portail », via le portail internet de la gestion publique de la direction des Finances publiques, tel qu'il est utilisé entre les ordonnateurs et les comptables. Le dernier mode est appelé « service », c'est-à-dire qu'un portail tiers  offre des fonctionnalités supplémentaires à celles existantes dans le mode portail. Les trois solutions permettent au fournisseur de sélectionner le destinataire de la facture dans un annuaire intégré, puis de suivre l’avancée de son traitement. Il pourra ainsi savoir immédiatement si la facture a été mise à la disposition du destinataire, si elle a été rejetée ou suspendue car une pièce manque, si elle a été mise à disposition du comptable ou comptabilisée et enfin si elle a été mise en paiement.

Le choix d’offrir trois modes d’échanges permet de multiplier les règles syntaxiques acceptées pour les factures électroniques, ce qui, conjugué à la liste exhaustive des informations que doit contenir une facture dématérialisée par le droit français (CGI, art. 242 nonies A ; C. com., art. L. 441-3, R. 123-37 et R. 123-38), offre un cadre juridique et des spécifications techniques robustes. Cette structure permet en effet à une grande entreprise d’émettre une facture électronique depuis son progiciel de gestion (en EDI) à destination d’un acheteur public… et à celui-ci de la recevoir dans le format de son choix y compris un PDF simple (signé ou non) par le mode portail ou service.

Sont donc considérées comme des factures toutes les demandes de paiement qui comportent les éléments définis par le Code général des impôts et le Code de commerce, même si leur montant est nul. En matière de marchés publics, il s’agit en particulier, selon le dossier des spécifications externes de l’AIFE, « des factures directes à destination de personnes publiques, des avoirs, des factures de recette issues des entités publiques, des demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct, des demandes de paiement des cotraitants (dont les demandes globales pour le compte du groupement ou d’un/plusieurs membres du groupement) et des document de facturation en appui des marchés de travaux (projet de décompte produit par le fournisseur ; état d’acompte produit par la maîtrise d’œuvre ; état d’acompte validé par la maîtrise d’ouvrage ; décompte général et définitif) ».

L’utilisation de la facturation électronique facilitera ainsi, ou du moins encadrera plus, certains processus de l’achat. Le double but de faire des économies en réduisant l’utilisation du papier d’une part et d’améliorer les délais de paiement des fournisseurs d'autre part, pourrait se rapprocher significativement grâce à la solution mutualisée.

Un fournisseur qui dépose sur la solution mutualisée, quelque soit le mode de dépôt (EDI, portail ou service) permet en premier lieu un contrôle structurel des données transmises. Si des informations manquent, il en est averti immédiatement et doit rectifier le document. Si le document est correct, le maître d’œuvre est informé par courriel de la disponibilité du projet de décompte. Il le télécharge, l’étudie et dépose, le cas échéant, un état d’acompte correspondant sur la solution. Cet échange permet ainsi d’encadrer des relations contractuelles souvent complexes et au moins tripartites. Une fois l’état d’acompte déposé, il est transmis au service ordonnateur et à la maîtrise d’ouvrage qui choisit de le valider ou non, puis de liquider et de mandater le paiement.

La solution permettra également d’encadrer le paiement des sous-traitants selon quatre scenarii dévoilés par l’AIFE, malgré des potentiels (mais rares) cas de blocage. En effet, si le titulaire et le sous-traitant émettent tous les deux des factures électroniques, la validation de la demande de paiement du sous-traitant par le titulaire peut se faire soit sur le portail, soit hors portail et le sous-traitant ajoute comme pièce jointe à sa demande l’attestation de validation par le titulaire. Si le sous-traitant n’émet pas de factures électroniques avant l’obligation, le processus reste le même qu’actuellement : hors de la solution mutualisée. Le seul point de blocage provient de cas où une plus petite entreprise fait appel à un sous-traitant plus important, par exemple une entreprise de taille intermédiaire qui s’appuie sur une grande entreprise. Les dates de mise en œuvre de la facture électronique n’établissent en effet une obligation à partir de 2017 que pour les grandes entreprises : le sous-traitant a l’obligation d’émettre une facture électronique selon des moyens que le titulaire n’a pas encore à mettre en œuvre. La validation du paiement par le titulaire devra se faire hors de la solution mutualisée et le sous-traitant joindra l’attestation à sa demande dans le système.

Si la solution est en cours de finalisation grâce à des échanges entre les différents partenaires (État, acheteurs et surtout fournisseurs), elle semble tenir les promesses de la facturation électronique : gains de temps, d’argent, de productivité et de sécurité.

Sources :

• AIFE, Dossier de spécifications externes, 9 avril 2015
• CGI, art. 242 nonies A
• C. com., art. L. 441-3, R. 123-37 et R. 123-38