Centraliser les services achats : un impératif pour les grandes structures
Les rapports particuliers de la Cour des comptes sont toujours des sources de bonnes pratiques. Le rapport publié le 23 avril 2015 sur le grand port maritime de Rouen (GPMR) met en lumière les lacunes en organisation qui peuvent conduire à des irrégularités dans la passation des marchés.
Le choix du GPMR est d'opter pour une organisation déconcentrée du service « marchés publics ». Ainsi, chaque service opère ses achats, et détermine les règles à respecter, sous le contrôle du pôle « marchés publics » de la direction financière. Une particularité existe, fondée sur une « tradition orale » : les marchés de fournitures sont tous passés par le service des achats du service ateliers et dragage.
Le pôle « marché public » de la direction financière s’appuie sur un logiciel développé en interne et qui s’avère être obsolète. Par exemple, si une procédure d’alerte mensuelle automatisée applicable aux marchés arrivant à échéance dans les trois mois et devant être renouvelés a été paramétrée, elle n’a pas évité certains oublis.
Cette organisation conduit, selon la cour, à une absence de définition claire des responsabilités respectives des services concernés par les marchés (y compris en matière d’archivage des dossiers de marché) car aucun service n’est chargé d’établir les instructions internes relatives aux pratiques et aux procédures à appliquer par les services. Cet état des lieux se concrétise en une absence de définition des points de contrôle interne mis en œuvre par le pôle marchés de la direction financière.
En d’autres termes, une mutualisation ou une recentralisation du service des achats est souhaitable car elles permettent d’établir des règles uniformes. Cette organisation permettrait de professionnaliser les achats et d’instaurer une politique d’achat conforme à la circulaire, tout en laissant les services maîtres de leur définition des besoins.
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