Le programme PHARE
Par Laurent Chomard
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En 2015, selon le site du ministère de la Santé, les achats effectués par les hôpitaux représentent au total 18 milliards d’euros en dépenses annuelles, dont 60 % d’achats médicaux. Le programme PHARE a été lancé début octobre 2011, après un test opérationnel en région Provence-Alpes-Côte d’Azur, par la direction générale de l’offre de soins (DGOS) afin d’améliorer l’achat dans le monde hospitalier dans un contexte général de réduction budgétaire. Baptisé « Performance hospitalière pour des achats responsables » (PHARE), il s’inscrit dans la continuité de la réforme hospitalière portée par la loi Hôpital, patients, santé, territoires (HPST) du 21 juillet 2009. Dans une première partie, nous allons décrire en quoi consiste plus précisément le programme PHARE, puis nous aborderons le projet majeur de ce programme, soit le dispositif ARMEN (II) et enfin nous évoquerons les 12 bonnes pratiques d’achats mises en avant par ce projet transposables au monde des collectivités locales (III).
I. Description du programme PHARE
Piloté par une équipe de la direction générale de l’offre de soins du ministère de la Santé, le programme PHARE s’appuie sur un comité national des achats hospitaliers, associant également l’ensemble des agences régionales de santé (ARS). Le programme concerne les établissements publics de santé, les établissements de santé privés d’intérêt collectif (ESPIC) et les établissements médico-sociaux. Ses principaux objectifs sont la maîtrise des coûts pour dégager des marges financières au sein des hôpitaux, la création d'une politique d'achats et de bonnes pratiques en région ainsi que l’intégration de la notion de développement durable aux achats.Le vecteur principal pour atteindre ces objectifs depuis le début du programme PHARE est la mutualisation de l’achat hospitalier, par la mise en place de réseaux d’acheteurs ou de groupement d’achats. Le programme PHARE a aussi développé des outils afin d’aider les acheteurs de chaque hôpital à professionnaliser l’achat et à se regrouper.Ces outils, sous forme de fichiers, sont mis à disposition sur le site internet du ministère autour de quatre thèmes : « l’appui à la transformation des organisations achat des établissements », « l’appui au renforcement des groupements de commande », « échanges de pratiques : le dispositif ARMEN » et enfin la « Performance achat ».
II. Le projet ARMEN
Le dispositif ou projet ARMEN consiste en l’échange de bonnes pratiques. Axe majeur du programme PHARE, il consiste à identifier des opportunités de gains, par vagues de 10 domaines d’achats sur une durée de 3 mois. Pour cela, 10 groupes de travail issus de la communauté hospitalière – acheteurs, pharmaciens, biologistes, ingénieurs et prescripteurs d’établissements de santé – sont constitués, chacun spécialisé sur un segment d’achat. Sous le pilotage de la DGOS, la mission de chaque groupe est d’identifier les bonnes pratiques déjà mises en œuvre avec succès sur le terrain, de les quantifier et d’en déduire des recommandations pratiques et opérationnelles.À ce jour, plus de 155 recommandations sont disponibles au titre des quatre vagues ARMEN. La vague 1 s’est déroulée entre mars et juin 2012. La vague 2, du 13 novembre 2012 au 20 février 2013, la vague 3, du 12 septembre 2013 au 17 décembre 2013, et la vague 4, du 10 septembre 2014 au 17 décembre 2014. Depuis janvier 2015, des restitutions régionales sont organisées par les ARS pour faire partager ces bonnes pratiques à l’ensemble des acheteurs hospitaliers.Au-delà de l’analyse segment d’achat par segment d’achat, il est à noter que 12 bonnes pratiques transposables au monde des collectivités locales ont été dégagées par le dispositif ARMEN.
III. Des préconisations transposables au monde des collectivités locales
Ces douze bonnes pratiques sont :
- Organiser systématiquement avec les prescripteurs un « remue-méninge » pour définir le juste besoin ;
- Raisonner en coût complet ;
- Définir un prix cible ;
- Valoriser systématiquement les gains achat, c'est-à-dire calculer et analyser les gains achat en distinguant 3 cas : gains sur achats récurrents, gains sur achats ponctuels, et actions de progrès ;
- Définir un niveau d’allotissement adapté pour activer la concurrence et assurer un premier niveau de standardisation ;
- Identifier des solutions de substitution ;
- Intégrer des clauses de prix promotionnel permettant contractuellement, à tout moment, qu'une offre de prix promotionnelle à l’initiative du fournisseur puisse être prise en compte dans le cadre du marché ;
- Anticiper les différents temps d’un marché ;
- Négocier chaque fois que c’est possible et notamment en MAPA pour les travaux en dessous de 5 millions d'euros ;
- Mettre en place des plans de progrès avec les fournisseurs en leur demandant de proposer des améliorations dans l’exécution du marché dont le pouvoir adjudicateur peut bénéficier contractuellement. Ex : proposition d’indicateurs de suivi de performance, aide à la réduction du nombre de commandes, à la maîtrise du coût global des activités, etc. ;
- Adopter une gestion dynamique des marchés/cibler les lots à enjeu et relancer si c’est opportun ;
- Faciliter la conduite du changement par l'instauration d'un dialogue permanent avec les interlocuteurs métiers et questionner leurs pratiques, afin que les utilisateurs se sentent concernés et s'approprient le projet d’achat.
Sources :